アジェンダとは
実施計画、議事日程、行動計画、予定表、協議事項などのこと。
アジェンダに記載された内容に沿って会議やミーティングで効率よく進行することが可能です。
特に人数が多くなればなる程、用意した方が良いでしょう。
では「少人数の場合は必要ないのか？」というと、アジェンダを用意することで得られるメリットはたくさんありますので以下に進め方やポイントを整理してお伝えします。
会議には、大きく分けて下記3種類があります。
・コミュニケーション会議
・議論会議
・意思決定会議
会議の種類によって必要なアジェンダを用意しましょう。
アジェンダとは、会議やミーティングにおける「5W1H」を明示する役割を担う。
- いつおこなわれるのか（When）
- 誰が参加するのか（Who）
- どこでおこなわれるのか（Where）
- 何を行うのか（What）
- 何のためにおこなわれるのか（Why）
- どのような方針で実施されるのか（How）
アジェンダは、参加者や参加者以外で把握が必要な人に対して、会議やミーティングの実施予定内容を簡潔に共有できます。
またアジェンダを作成することにより主催者の意図を提示でき、参加者も目的意識を持って会議やミーティングに臨めるため、有意義な時間を創造することができます。
アジェンダは会議の概要を列挙した「進行プログラム」。
それに対して、レジュメは実施内容の重要箇所をまとめ、会議やミーティングで発言する際に使用する資料です。
レジュメに関しては、資料上は極力本当に伝えなくてはいけない情報を限定してしっかりと揃えることを意識し、伝えなければならないことや決定するにあたって幅を広げすぎて輪郭があいまいになることを避けるように意識しましょう。
アジェンダ例：社内向け
・会議名：第10期 新規開発計画
・日時：2022年6月15日（木）14時〜16時(2h)
・場所：本社第3会議室
・目的：来期開発の方向性を決定
・議題：
14時～14時10分 新規開発計画の概要説明
14時10分～14時30分 各部署の現状報告
14時30分～15時 開発プラン検討
15時～15時30分 開発プロセス検討
15時30分～15時50分 ベンダー候補報告
15時50分～16時 質疑応答
・参加者：田中人事部長、高橋課長（営業企画部）、黒川課長（開発部）、橋本課長（海外事業部）、沢田
・配布資料：レジュメ、開発参考資料
・備考：本ミーティングに関するお問い合わせは、沢田までお願いいたします。
一番大切なポイントは会議の目的を明らかにするという点です。
この会議で何を決めるのか、どうなればこの会議は成功と言えるのかを決めておくことが重要になります。
会議に参加している人の中には、時間がない中参加している方もいるので、会議の終了時間は必ず設定しましょう。
ただし、これは社内会議や開発系プロセスでの会議の場合が必須ということで、営業での打合わせの場合は、別です。
お打合わせの場合は、相手が次の予定があるのに時間を引き延ばすことは、当たり前ですがNGです。
しかし、打合わせの中で話が盛り上がり、先方にとってメリットが大きいと感じていただいた場合は、次の予定をキャンセルしていただいたり、予定がなければ先方から時間延長を提示していただける場合があり、その場合はもちろん応じます。
ただ一言予定時間に近づいてきた場合は、先方がもっと聞きそうであれば「私は全く問題ないのですが、お時間は大丈夫そうでしょうか？」と一言あると良い印象を与えられるでしょう。
・会議の終了時間は必ず設定する
・打ち合わせと会議は異なる
上記を事前に共有しておくと良いでしょう。
アジェンダの内容を事前に共有することで生まれるメリットは、会議の前に内容を把握した状態をつくれること。
また、必要な資料の準備や、議題に沿った回答の準備を行うことでゴール（会議の目的）に近づきやすくなり、無駄な時間を削減することが可能になる点です。
「それは後で確認しておきます」ということが多くなると、会議時間内に決定することが難しくなり会議が意味のないものになってしまいます。
・どういった内容で会議が行われるのか
・どうゆう時間配分で会議が行われるのか
・準備しておくことはあるか
上記を事前に共有しておくと良いでしょう。
アジェンダを作成するには、定番のWordやスプレットシート、メモ帳アプリなど様々な方法があります。いま、一番おすすめしたいのはオールインワンの万能アプリとして日本での利用者も爆増中の「Notion」。
下書きから、アクションアイテムまで一元管理できてとてもおすすめです！
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